ÇEVİK YÖNETİM BAŞARISININ SIRRI -03

Çevik Yönetim yaklaşımlarının şeffaflık ve işleri önceliklendirme yolu ile işimize nasıl değer kattığını daha önce yazmıştım.  Bu ay bir şekilde hep geri bildirim önüme geldi.  Sanki evren bana geri bildirim veriyordu “bu konuyu ihmal ettin bunun sırası geldi” diye.

Geri bildirim almayı da vermeyi de bilmiyoruz ne çocuğumuzla ne eşimizle ne okulda ne işte ne de arkadaş ortamında.  Geri bildirim denince zaten aklımıza negatif geri bildirim geliyor, teşekkür ve taktir etmeyi bilmediğimiz gibi biri bizi taktir ettiğinde ne diyeceğimizi bilmiyor ya utanıyoruz ya da havalara girip söyleyeni pişman ediyoruz.

Bazen aklımıza geleni patır patır söylemeyi marifet sanıyoruz, bazen de işler çığırından çıkana kadar susup oturarak durumun kendi kendine düzelmesini umuyoruz sonra da “yumuşak atın çiftesi pek olur” diyerek patlıyoruz.

Bazen üstümüze bazen de astımıza laf çakarak içimizdeki zehri akıtıp yüreğimizi ferahlatmaya çalışıyoruz ve bu hiçbir şeyi çözmediği gibi ilişkiyi tepkisel bir boyuta taşıyor.

Oysa geri bildirimin hayati önlemi var.  Bedenimizi düşünün, endokrin sistemi ve sinir ağı sürekli bir geribildirim halinde; ısındım terle, acıktım yemek ye, şekerim yükseldi insülin salgıla ve daha bir sürü geri bildirim kiminden haberimiz var kimini ruhumuz bile duymuyor.  Ama hayatta kalmamız bu geri bildirim sisteminin düzgün çalışması sayesinde oluyor.

Diyelim ki yolda gidiyorsunuz ve arabanızın hız göstergesi yok, doğru hızla mı gidiyorsunuz nasıl anlayacaksınız? Sonra arkanızdaki arabanın kornası veya diğer şoförlerin el kol hareketleri yolu ile geri bildirim alıyorsunuz, tabi kaza yapmadan bu şansı yakalarsanız.  Oysaki bir hız göstergeniz olsa düzenli şekilde ona baksanız diğer arızi geribildirimlere gerek kalmadan, gösterge size “çok iyi gidiyorsun devam et” dese, “sınıra yaklaştın ayağını gazdan çek” dese daha iyi olmaz mı?

Gelelim çevik yaklaşımlara, nasıl oluyor çeviklik geri bildirimi hayatımızın bir parçası haline getiriyor?

Çevikliğin ana unsuru gelişen ve öğrenen takım olmak dedik, peki geri bildirim olmadan bu olabilir mi? Tabi ki olamaz.  Ama geri bildirim öyle bir araç ki doğru kullanmazsanız öğrenen otonom organizasyonu kökünden budayabilirsiniz. Gereğinden fazla ve sert geri bildirim karşısında düşünüp yol bulmak yerine, fırça yememek için net talimat bekleyen bir takım yaratabilirsiniz. Sonra da “ya bir kere de kendiniz düşünün, akıl edin” diye hayıflanırsınız.

Şimdi, tahmin edeceğiniz gibi, “yapıcı geri bildirim şöyle olur böyle olur” diye girmeyeceğim, onu inceleyebileceğiniz bir sürü kaynak var, benim cevabım “çevik yönetim ne yapıyor da geri bildirimi yapıcı bir şekilde sisteme dahil ediyor?” sorusuna:

Çevik bakış açısı geri bildirimi iş yapış şeklinin en ortasına koyuyor, zaten çeviklik demek pazarın geri bildirimine doğru refleksi gösterebilmek demek.  Nasıl mı? Daha en başta işi adım adım yapıyor ve her adımda, en erken aşamada müşteriden ya da ilgili birimden geri bildirim alıyorsunuz.  Biz böyle bir çalışma yapıyoruz, uygun mu? Nasıl olmasını istediniz? Biz talebi böyle algıladık ve böyle bir çözüm geliştirdik, ihtiyacınızı karşılıyor mu? Ve buna benzer yol almanızı destekleyecek ne kadar soru varsa soruyorsunuz.  Bu soruların cevabını düzenli olarak her adım sonunda, maksimum bir aylık ara ile yapılan Gözden Geçirme Toplantılarında ulaşabildiğiniz paydaşlardan alıyorsunuz.  Takım da ihtiyaçlarını bu aşamada dile getiriyor ve hiyerarşi ve aracı olmadan doğrudan müzakere etme olanağı buluyor.  Bu toplantılar 1 hafta ile maksimum 4 hafta arasında tekrarlandığı için konular birikmiyor, gündemden düşmüyor ve hemen bir sonraki aşamada dikkate alınıyor. Daha da ötesi çevik yaklaşımlar kullanım aşamasında ürünle ilgili geri bildirim almak üzere gerekli sistemin kurulmasını teşvik ediyor.  Bunlar iş ve ürünle ilgili geri bildirimler.

Her gözden geçirme toplantısı sonrasında, takım bu ürünü istendiği gibi ya da daha iyi yapmak için nasıl bir takım olmaya ihtiyacı olduğunu değerlendiriyor.  “Retrospektif” adı verilen bu toplantılarda neleri iyi yaptıklarını, neleri kötü yaptıklarını sorguluyor ve nasıl daha iyi yapabilecekleri sorusuna cevap arıyor.  Kimseyi suçlamadan veya dışlamadan gerçekleşen bu süreçte “daha iyi bir beni ve daha iyi bir bizi nasıl yaratabiliriz?” teması merkeze alınıyor.  Burada takımın olgunluk seviyesine göre bu süreci daha verimli ve eğlenceli hale getirmek için bir sürü teknik geliştiriyor çevik koçlar.  Bazen takımın genel geri bildirimi üzerinde durulurken ihtiyaç zamanında bireysel geri bildirim seansları da düzenleniyor.  Sonuçta tüm takım üyeleri birbirlerinin performansından sorumlu, ürün hep beraber hayata geçiriliyor.  Takım üyelerinin birbirlerine geri bildirimi; çevredekiler el kol hareketi yapmadan hatta araba kaza yapmadan sizi uyaran hız göstergesi kadar önemli ve değerli.  Yine de çok kolay ve zevkli değil, düşünsenize kendi kendinizi sorguladığınız zamanda bile psikolojiniz bozulur, pişmanlıklar, keşkeler moralinizi bozar depresyona girersiniz, bunu başkasından duymak daha da zor olabilir, bu nedenle bu süreci çok iyi yönetmek gerekir.  Sonuçta geri bildirim kişi ve takım daha iyi olsun diye verilir.  Amaç üzüm yemek bağcı dövmek değil. Çevik koçlar bu süreci en eğlenceli ve verimli hale getirecek takıma en uygun yöntemi bulmaya çalışır.

Çevik koçlar mı kim; onlar işletmenin nasıl daha çevik, takımların nasıl daha mutlu ve üretken olabileceğine kafa yoran, bu işi öğrenene kadar dış kaynak olarak temin ettiğiniz sonra kendi kadrolarınızda yetiştirdiğiniz gölge adamlar, bir nevi “endüstri sosyologlar”.

Çevikliğin ve kaizen kültürünün bel kemiği “geri bildirim” çevik organizasyonların rutininde bu şekilde yer alıyor.  Şimdi öyle maaş öncesi performans değerlendirmelerini, proje sonu “öğrenilmiş ders” seanslarını beklemeyin.  İlla çevik pratikler uygulayan bir takım da olmanız gerekmez.

Bu cuma saat 4’te bölümünüzde keyifli bir çay partisi düzenleyin, kan şekeri düşükken geri bildirim hiç çekilmez.

İnternette çevik koçların bloglarından sizin takımınıza en uygun basit bir geri bildirim seansı seçin ve takımınıza uyarlayın, maksat zihniniz açılsın.  Pozitif ve negatif geri bildirim olmasına özen gösterin ve geri bildirimi alana gelişmesi için bir pencere açın.  Tabi siz de kendi payınızı almayı unutmayın.  Farkındaysanız aynaya bakmadan evden çıkmıyoruz evren geri bildirim üzerine kurulu, aynanız takımınız olsun saçınızı dağınık gösterdi diye aynaya kızmayın, düzeltin ve bir aynanız olduğu için şükredin.