İstanbul Depremine Hazırlık Sırasında Çevik Proje Yönetim Yaklaşımı ile Riski Günbegün Azaltmak
Depremler ve doğal afetlerle geçmişte olduğu gibi bugün de yüzleştik, gelecekte de hep yüzleşeceğiz. Bu değişmiyor ancak afetlerle mücadele anlayışımızı değiştirmenin vakti geldi hatta geçiyor.
Başta İstanbul ve Marmara Bölgesi’ni etkileyecek çok büyük bir felaket bekliyoruz. Bu durum karşısında; kamyon üzerine gelirken ışığa odaklanan tavşan gibi donakalanlarımız, riski kabullenmeyip “bize bir şey olmaz” diyenimiz veya panik halinde sağa sola koşturanımız var. Ya da sakin kalmaya çalışıp “panik yapmayalım ama bir şeyler de yapalım” diyenimiz veya her şeyi devletten bekleyenimiz var.
Olası Marmara depremi, sadece İstanbul’da yaşayanları değil, biz hazır olmadan gerçekleşmesi halinde tüm Türkiye’yi maddi ve manevi olarak derinden etkileyecek bir krize sebep olacak. Bu nedenle bir noktaya kadar panik olmakta herkes haklı. Kaldı ki deprem sadece İstanbul’u tehdit etmiyor, bu tehlike birçok bölgemiz için söz konusu. Ama yukarıda bahsedilen tepkilerin hiçbiri sorunu çözmüyor.
Yazılımcıların Çevik Yönetim Anlayışından Şehirlerin Sosyal ve Fiziksel Dönüşümüne İlham
6 Şubat Kahramanmaraş Depremi sonrası en çevik ve en organize çalışma www.afet.org / www.deprem.io web sitelerini kuran ve birkaç yazılımcı ile başlayıp bir anda koordine olan ve sayısı 23.000’e ulaşan dünyanın dört bir yanındaki Türk yazılımcılardan geldi. En organizasyonsuz durum ise; o kadar emeğe, gönüllülere ve resmen görevli profesyonellere rağmen koordine olamayan, bir taraf yokluk çekerken diğer tarafa yığılan yardımlar ve kurtarma ekipleri ile oluştu. Deprem sonrası kurtarma ekipleri ulaşmadığı için yakınlarını kaybedenlerin halleri ve sahiplerine ulaşamayıp sokaklara dökülen yardımların durumu hala gözlerimizin önünde.
Peki, yazılımcıları bu kadar çevik yapan ve bizim bilip beceremediğimiz şey neydi? Nerede ise birkaç saat içinde yazılımlarını devreye almaya başlamışlardı. Sosyal medyada yardım talep eden ve sunanların gönderilerini veri madenciliği ve yapay zekâ gibi teknolojik araçlarla analiz edip bir platformda temiz bilgi halinde göstermeyi başarmış ve nerede ise her saat başı yeni bir çözüm-versiyon sunmuşlardı. Onlara bu otonomiyi kazandıran ne idi? Onlar kimsenin onlara talimat vermesini veya koordine etmesini beklemedi. Onlar bir anda performans gösteren ve koordineli bir şekilde çıktılar üreten “takımlar ağı” haline geldiler.
Onları bu hale getiren proje yönetim yaklaşımını bizim de örnek almamız gerekiyor. Onlar bir kahraman beklemediler, kahraman olma egosu ile ilerlemediler. Veya bütçe, zaman ve kapsam hesabı yapıp talepte bulunmadılar. İyi bir şey yapma tutkusu ve ellerindeki kaynaklarla başladılar ve öyle de devam ettiler. Eğer bizler biraz daha çevik olsak ve ne yaptıklarını anlayabilseydik yaptıklarından çok daha fazla yararlanabilirdik.
Depreme Hazırlanırken Çevik Bakış Açısı
Depreme hazırlanmak belirsiz bir ortamda gerçekleştirilmeye çalışılan, karışık ve karmaşık bir proje. Yazılımcıların proje yönetiminden anladıkları da tam olarak bu: Belirsiz ortamlarda karışık ve karmaşık projeleri hayata geçirmek. O nedenle antrenmanlı idiler. Zaten kullandıkları proje yönetim yaklaşımları ve teknikleri onlara bunu öğretiyordu. Bir günde çevik olmadılar ama bir anda o metotları kullanarak performans gösteren çevik takımlara dönüştüler.
Depreme hazırlanmak, çok fazla bileşeni olan, birçok uzmanlığı bir araya getirmesi gereken bir proje ve bu nedenle başarı ancak sıkı bir koordinasyon ve ortak akıl ile mümkün olabilir. Ama yine de olayı çok karmaşık bir hale getirip başlamayı ertelememek gerekiyor. Depremin yarın mı yoksa 10 yıl sonra mı olacağını bilmiyoruz. O nedenle attığımız her adımın bizim depreme biraz daha hazır olmamızı sağlaması gerekiyor. Mottomuz “Küçük başla, öğrenerek ilerle”, ya da başka şekilde ifade edersek “Büyük düşün, küçük başla” olmalı.
Geleneksel Proje Yönetiminden Çevik Proje Yönetimine Dönüşüm
Geleneksel proje yönetim anlayışının önerdiği “projenin bütçesini ve kapsamını belirle, hedef tarih içinde hedeflenen kalitede gerçekleştir” anlayışı bu süreçte işimize yaramayacak. 3 yıl sonunda mükemmel bir şekilde hazır olmayı belirlerken 10 gün sonra göçük altında kalabiliriz. Ya da tam planları bitirip hazırlıklara başladığımızda beklediğimizin ve bildiğimizin dışında bir şey karşımıza çıkıp planlarımızı alt üst edebilir. O nedenle çevik yönetim anlayışının iteratif ve artımlı iş yapış şeklini benimsememiz bize çok büyük fayda sağlar.
MVP (Minimum Viable Product/En Küçük Geçerli Ürün) kavramını startup’larla ilgilenenler bilirler. Öncelikle bir bölgenin kendini güvende hissetmesi açısından sağlaması gereken minimum kriterler yani MVP’si belirlenmeli ve sonra artımlı ve iteratif bir şekilde ilerlenmeli, her aşamanın teslim koşulları tanımlanmalı. Her bölge, her ekip her aşamanın kabul kriterlerini net bir şekilde bilmeli ve herkes şeffaf bir şekilde ilerlemeyi görmeli.
Bir bölge için MVP, artımlı ve iteratif ilerlemeyi örneklendirmek istersek:
1. Korunacak/terk edilecek bölge kriterlerinin belirlenmesi ve gerekiyorsa bölgelerin boşaltılması, şayet boşaltılmayacaksa;
2. Deprem sonrası müdahale ulaşımını koruyacak önlemlerin alınması ve ortak buluşma alanlarının tanımlanması (ulaşılması gereken minimum durum, MVP),
3. Su ve kanalizasyon altyapısının güvence altına alınması,
4. Bölgenin minimum can kaybını oluşturacak düzeye getirilmesi,
5. Bölgenin az hasarla kurtulma düzeyine getirilmesi,
6. Bölgenin hasarsız kurtulma düzeyine getirilmesi,
7. Bölgenin risk halinde destek veren bölge haline getirilmesi,
gibi Projenin gelişim aşamaları net bir şekilde tanımlanmalı ve bu kısa vadeli hedeflere ulaşılmak için çalışmalar yürütülmeli. Bu şekilde deprem 2 ay sonra gerçekleşse bile katma değerli işler başarılmış olur. Tabi ki bu aşamalar kollektif akılla uzmanlar eşliğinde tanımlanmalı ve gerekli kararlar verilmelidir. Bir bölgede alt yapının sapa sağlam hale getirilmesi yatırımı yapılmışken binaların yerle bir olmuş olması kaynak israfıdır. O nedenle bölge ölçeğinde odaklanma önemlidir.
Böylece her aşamada İstanbul’un risk haritası kolayca takip edilebilir, olası risk halinde hangi bölgenin neye ihtiyacı olduğu bilinir.
Her an başımıza gelebilecek bir depremde önceliklendirme önemli. Ne yazık ki İstanbul’u bir anda depreme hazır hale getirecek iş gücümüz ve kaynağımız yok. Öte yandan her önceliklendirme bir tepki doğuracak. Can korkusu kolay değil. Bu nedenle önceliklendirme kriterlerinin şeffaf bir şekilde paylaşılması, burada oluşacak değişikliğin gerekçeleri ile anlatılması güven sağlayacaktır. Ayrıca çalışmalar sırasında onay süreçleri ile vakit kaybının da önüne geçecektir. Tabi ki şehrin kritik noktalarını önceliğe almak önemli, öte yandan “deprem sonrası müdahale edilmesi gereken bölge sayısını azaltmak” adına az iş olan bölgelerde riski ortadan kaldırarak başlamak da işi kolaylaştırabilir. Az bir eforla bölge kaynakları kullanılarak bölgenin düzenli hayatına devam etmesi sağlanabilir.
Otonom ve Öğrenen Organizasyon
Çeviklik; disiplinli ve koordinasyonlu bir şekilde öğrenerek gelişen otonom bir organizasyona dönüşmeyi gerektirir. Yani depremlere hazırlanırken çevik olabilmek için bizim sokak sokak, mahalle mahalle, semt ve ilçelerle öğrenen otonom organizasyonlara dönüşmemiz gerekir. İşin hem fiziksel ve hem de sosyal boyutu olduğu unutulmamalı. Fiziksel işler devam ederken sosyal bilinçlendirme boyutu da düşünülmeli ve koordineli olarak gitmeli. Hatta sosyal çevre de işin içine dahil edilip iş birliği yapılabilmeli. Sürece dahil olmak hem halkın güvenini artıracak hem de hiç tahmin edemeyeceğimiz bilgi ve kaynaklara, halkın potansiyeline ulaşmamızı sağlayacaktır. Burada dahil etmek derken fikirlerin uçuştuğu kuru kalabalık değil, halkın da dahil olduğu sorumluluk aldığı aksiyon planları anlaşılmalı.
Çevik Yaklaşım Sürecinin İşleyişi
Çevik yaklaşımlar, özgün metodolojisi gereği, 1 ila 4 haftalık ritimlerle artımlı ve iteratif çıktılar üretmeye odaklanır. Her periyodun sonunda iyi yapılanlar takdir edilip kutlanır, geliştirilmesi gereken konularda önlemler alınır ve bunların ışığında bir sonraki periyod planlanır. Burada sürecin giderek gelişmesi ve ölçeklenmesi için gerekli teknolojilerin aşama aşama geliştirilmesi gereğini de dipnot düşerek devam edelim. Gelişen teknolojilerle gelişen takımlara dönüşmek önemlidir.
Sürekli üretim ve gelişim panik ve stresi azaltır, odaklanmak ise üretkenliği artırır. Belirsizlik bir takımın odaklanmasını ve üretkenliğini engelleyen bir durumdur, o nedenle uzun vadeli ama muğlak hedefler yerine maksimum 1 aylık en öngörülebilir konuları kapsayan hedefler konulması, öngörü arttıkça ilerlenmesi takımların hedeflere odaklanıp ilerlemelerini kolaylaştıracaktır.
Çevik olmak şeffaflık ve güven ile mümkün olabilir. Koordineli çalışabilmek için bütün disiplinlerin birbirlerinin ilerlemesinden haberdar olması veya her disiplinin birbirine etkisini takip edebilmesi ile mümkün olabilir. Atılan her adımın bütün hedefe etkisini görerek bir sonraki adıma karar verebiliriz. Şeffaflık olursa birbirimize güvenebiliriz ve sağlıklı bir şekilde geri bildirim alabiliriz. Hataları da şeffaf bir şekilde konuşursak dersler çıkarıp gelişen takımlara dönüşebiliriz. Klasik gemisini kurtaran kaptan anlayışı depreme hazırlanmakta yardımcı olmaz, çünkü bu sefer gerçekten hepimiz aynı gemideyiz.
İletişim
Bir projenin başarısının birinci sırrı hepimizin de gayet iyi bildiği gibi iletişimdir. Bunun da en etkin olanı yüz yüze iletişimdir. Öte yandan dijital iletişim araçları da bizlere zaman ve mekan bağımsız olarak bir çok uzmana ve paydaşa ulaşma olanağı sağlıyor. K. Maraş depreminde www.deprem.io / www.afet.org uygulamasını gerçekleştiren yazılımcılar dünyanın dört bir yanından “discord” platformunda açılan bir alan üzerinde toplanarak bu iletişimi gerçekleştirdiler. Beyaz tahta, anlık toplu mesajlaşma ve video konferans uygulamaları koordinasyon ve iletişim için çok değerli. Öncelikle iletişimin nasıl gerçekleşeceği, bir araya ne zaman ve nasıl gelineceğinin, hangi teknolojik araçların kullanılabileceğinin ve bilgi ve verinin nerede depolanıp nasıl erişilebileceğinin belirlenmesi çok önemli. Şeffaflık zihin yapısı ile bu iletişim metotları da kullanılarak sıkı iletişim ve güven sağlanabilir.
Odaklanan Takım:
Muğlaklık, bir şeylerin değişeceği veya daha sonra belirleneceği beklentisi takımların hedefe odaklanmasına engel olur. Birçok uzmanın fikrinin sürece dahil edilmesi gerekse de her takımın bir hedefte koordine olmasını sağlayacak bir sorumlunun atanması gerekir. Çevik yönetim yaklaşımını kullanan yazılımcılar bu pozisyona “Ürün Sahibi” diyorlar. Bu proje yöneticisi gibi bir rütbe değil. Bir sorumlunun neyin hangi sıra ile yapılacağı konusunda gerekli koordinasyonu sağlaması ve takımın önünü açması gerekiyor. Bir “Ürün Sahibi” birkaç takımın koordineli çalışmasını sağlayabilir, bölgelerin “Ürün Sahipleri” kendi aralarında koordinasyon sağlayıp bilgi paylaşabilir. Ürün Sahibi” resmî kurumlardan örneğin yerel veya merkezi yönetimden atanmış olabilir, ancak bu kişinin sadece talimat veren bir devlet temsilcisi değil, konuya ve bölgeye hakim, takımın değil ürünün yöneticisi olduğuna dikkat etmek gerekir. Takımlar, takım koçları yardımı ile kendi performansını sürekli iyileştirmekten sorumludurlar.
Çeviklik, belirsiz ortamlarda karışık ve karmaşık projeleri hayata geçirmek için adım adım ilerleyen hedefe odaklanan sürekli gelişen takımlara dönüşmektir. Daha projeye başlamadan tüm sürecin nasıl ilerlemesi gerektiğini tarif etmek tabii pek mümkün değil. O nedenle, bir an önce önemli görülen bir bölgeden 1 ay sonraya gelişimini izleyebileceğimiz bir hedef koyarak pilot bir takımla başlamak en doğru karar olacak, ardından yeni takımlar ve yeni bölgeler ekleyerek başarılı bir projeler ağı oluşturabiliriz.
Sonra mı? Sonrasını hep beraber öğrenerek ilerleyeceğiz. Başta da söylediğim gibi; büyük düşünüp, küçük başlamamız gerekiyor. Kim bilir belki de bu musibet sonrasında tüm ülke olarak gerçekten düşünen ve gelişen bir organizasyona dönüşebiliriz.
Hepimize kolay gelsin.
Yazının www.tmmmb.org.tr ‘deki yayınına buradan ulaşabilirsiniz.
Yazı 2023 Mayıs Sayısında yayınlanmıştır.
İnşaat Tedarik Dergisinin Mart-Nisan 2023 sayısında yayınlanmış olan
