09 Eyl 2019

Sihirli Sözcük Şeffaflık

“Çevik Yönetim” muhafazakar bakış açısına sahip inşaat sektörü için yeni ve mesafeli durulan bir terim. Oysaki, inşaat sektörü, uzun proje süreleri ve çok paydaşlı hantal yapısı ile değişken pazar koşullarına adaptasyon zorluğu çeken ve çevikleşmesi gereken sektörlerin başında geliyor.

Uzun süredir çevik dönüşüm danışmanlığı konusunda görüştüğüm, sektörden bir firmanın iş geliştirmeden sorumlu ortağı “Demet Hanım, çevik dönüşüm konusuna çok inanıyorum, fakat bir yönetim geliştirme projesine zaman ve bütçe ayırmak için ortağımı ikna edemiyorum. Bana “sihirli bir söz bulun ve onu ikna edeyim” dediğinden beri düşünüyorum.

“İnşaat Sektöründe Çevik Dönüşüm” konusunda görüştüğüm yöneticilerin şikayetleri nereden geliyor? Firma sahipleri ve yöneticiler en çok neden şikayet ediyorlar? Proje başarısını etkileyen temel problemleri olarak neyi görülüyor? Çevik yönetimin hangi özelliği tam da bu soruna parmak basıyor?

Söz konusu organizasyon ister küçük bir tasarım ofisi olsun ister dev bir müteahhitlik firması, inşaat sektöründe görüştüğüm üst düzey yöneticilerin genel olarak en büyük rahatsızlık konusu işlerin ne durumda olduğunu bilememek, çok geç olmadan problemlere müdahale edememekti. Görüşmelerimizde genelde buna çözüm soruyorlardı.

Hal böyleyken, söze çevik yönetimin temel öğelerinden olan “otonom takımlar”dan başlamak, bu yöneticilerin tüylerini ürpertiyor, belki de kontrol tamamen ellerinden çıkacak, başına buyruk takımlar kafalarına göre iş yapacaklar ve işler sarpa saracak diye daha da çok korkuyorlardı.

Bu durumda çevik dönüşüm gereğini anlatmaya nereden başlamalı? Neydi bu “sihirli sözcük”?

“Şeffaflık”

Görüştüğüm yöneticiler ve işletme sahiplerinin şikayetleri; şeffaflığın, bilginin görünürlüğünün eksikliğine işaret ediyordu. Sektördeki yöneticiler işlerin ne durumda olduğunu, neler yapıldığını “şeffaf” bir şekilde görmek istiyorlardı.

Tam da bu soruna cevaben çevik yaklaşımlar her şeyden önce “şeffaflığı” ön plana çıkarıyor.

İş çevikliği bir organizasyonun yeni koşullara adapte olarak yönünü değiştirebilme becerisi olarak tanımlanıyor. İş çevikliğini sağlayabilmenin temel şartı ise gözlem, kurum içinde ve dışında olup bitenden haberdar olmak ve ona göre yön değiştirmek. En yaygın çevik yaklaşım SCRUM’ın üç temel taşından ilki şeffaflık, ikicisi gözlem üçüncüsü adaptasyondur (Scrum Guide-2017) Şeffaflık çevikliğin olmazsa olmaz öğesi. Çevik yaklaşımlar, kurum kültürünü, düşünce yapısını ve iş yapış pratiklerini “şeffaflık” üzerine kurguluyorlar.

Bu yazıda iş hayatımızda uygulamaya alabileceğimiz iş yapış şeklini şeffaflaştıran öğelerin üzerinde duracağım.

Çevik Yaklaşımlar İş Yapış Şeklini Nasıl Şeffaflaştırıyor?

Çeviklik çatısı altında yer alan SCRUM, KANBAN gibi farklı yaklaşımların farklı uygulamaları olmakla beraber, şeffaflığı sağlayan ortak pratikleri bulunuyor. Bunları kısaca özetlersek:

– Aynı dili konuşmak: Bir proje takımında bir tanımdan bir terimden herkesin aynı şeyi anlaması önemli. Çevik yaklaşımlarda taleplerin içerikleri, teslim ve kabul kriterleri, “bitti” tanımı (definition of done) net bir şekilde belirleniyor. Konular bütün taraflar için netleşene kadar sorgulanıyor. Bir düşünsenize kaç kere size “bitti” diye raporlanan bir işin aslında kabul ve teslim standartlarının altında olduğuna ve projeyi aksattığına şahit oldunuz ya da bir aksaklığın sebebini sorduğunuzda “ben böyle anlamıştım” karşılığını aldınız. O nedenle herkesin söylenenden aynı şeyi anlaması önemli.

Birlikte Mikro Planlama: İşin tümünü kapsayan hayali makro planların ve haftalarca süren aktivitelerin yerini, maksimum bir aylık hedeflere odaklanan proje bölümleri ve birkaç günde tamamlanan “görevler” alıyor. Bu şekilde, iş programı raporlarında uzun süren aktivitelerde belirsizlik içeren sübjektif ilerleme yüzdeleri ortadan kalkmış oluyor. İş programlarını, planlama ofislerinin yerine ekibin birlikte tüm bilgileri şeffaf bir şekilde paylaşarak yapması, sağlıklı hedefler koyulmasını sağlıyor.

Duvar Panoları: En fazla bir ayı kapsayan detaylı planlar ve ilerlemeler duvar panolarında görselleştiriliyor.

-Günlük Kısa Koordinasyon Toplantıları: Bu panolar önünde günlük kısa toplantılarla takım kendi kendine koordinasyon sağlıyor ve planın işleyişini pano üzerinde güncelliyor ve görselleştiriyor, kalan işlerin bitiş tarihi tahminlerini güncelliyor. Aksaklıkları, sıkıntıları paylaşarak durumun diğer işlere etkisini tartışıyor.

Bu panolar aracılığı ile üst yönetim sürekli rapor istemesine gerek kalmadan ne yoğunlukta bir iş kaldığını veya taahhüt edilen tarihte planlanan kısmın yetişip yetişmeyeceğini gözlemleyebiliyor, gerekirse öncelik sırasını değiştiriyor. Aslında daha az eforla eli sürekli işin üzerinde oluyor.

Bir Arada Çalışma: Açık ofis ortamında bir arada çalışan ve sık sık yüz yüze iletişim kuran takımlar her türlü gelişmeden anlık olarak haberdar olabiliyorlar. Kapısız yönetici odaları anlayışı ile yönetim ve iş ekipleri arasında da şeffaflık sağlanmış oluyor.

Sık teslimat: Kısa aralıklarla proje paydaşlarına ve gerekiyorsa müşteriye iş teslimleri yapılarak geribildirim alınıyor ve yanlış giden bir şey varsa veya bir değişiklik gerekiyorsa çok ilerlemeden değişiklik planlanabiliyor. Bu şekilde müşteri ve organizasyonun ilgili diğer bölümleri ve projenin diğer paydaşları ile de şeffaflık sağlanmış oluyor.

Şeffaflık sihirli sözcük ancak sihirli değnek değil, kurumlar düşünce yapılarını ve iş yapış şekillerini değiştirerek aşama aşama şeffaflaşabiliyorlar. Şeffaflık arttıkça hızla yayılan sağlıklı bilgi ile daha hızlı ve doğru karar vermek yani çevikleşmek mümkün oluyor.

Birçok kurumda şeffaflık umudu ile yazılım ve sistem yatırımları yapılıyor. Kurumsal kaynak planlaması, proje ve doküman yönetimi yazılımları alınıp kuruluyor. Yine de istenen şeffaflığa ulaşamıyorlar. Üretkenliği artırsın diye yapılan yatırımlar sonunda, sistemi hantallaştırdığı ve verimliliği düşürdüğü şikayeti ile karşı karşıya kalabiliyor.

Oysaki gerçek şeffaflık ve çeviklik için önce kurum kültürüne yatırım yapmak ve iş yapış şeklini şeffaflaştırmak gerekiyor. Proje bazlı olarak bir araya gelen farklı deneyim ve geçmişe sahip, yedi benzemez dev kadroları “takım” haline getirmek ve projeleri başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için şeffaflık, inşaat sektöründe tüm sektörlerde olduğundan çok daha büyük önem taşıyor.

Bu durumda birçok sektörde hızla yayılan çevik yönetim yaklaşımlarına temkinli yaklaşan ve bunun inşaat sektörü için uygun olup olmadığı tereddüdü yaşayan sektör firmaları; çevik yönetim kavramları size karmaşık ve uzak geliyor olabilir ve hatta bunun yazılım firmalarına uygun olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. “Çevik Yönetim” terimine çok takılmayın. Sorunlarınızı çözmek için önce şirketlerinizde ne olup bittiğini görebileceğiniz şekilde iş yapış şeklinizi şeffaflaştırabilirsiniz. Çevik yönetim yaklaşımları bu konuda size hayli yardımcı olacaktır.

Görüntülenme Sayısı: 661

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir