Kriz döneminde maliyetleri düşürmek için hızla küçülen organizasyonlar, son derece iyimser bir şekilde; kalan personelin boşalan pozisyonların görevlerini de yükleyerek verimli bir şekilde çalışabileceğini ve piyasa koşulları düzelene ya da yeni bir iş alana kadar bu şekilde idare edebileceklerini düşünüyorlar. Maalesef matematik o şekilde ilerlemiyor.

Evet, küçülmek çevikleşme yolunda bir adım, doğru yönetilir ve iş yapış şekli buna uygun hale getirilirse iyi bir başlangıç olabilir. Devamında yönetim-organizasyon anlayışı da değiştirilmezse sadece semptomlara yönelik bir ağrı kesici hatta kalanları daha da verimsiz ve hata yapmaya yatkın hale getirerek zararı büyütme potansiyeline sahip bir yaklaşım olma potansiyeline sahip.

Herkesin kabul ettiği gibi dünya çok hızlı bir değişim sürecinde. Bu durumda sadece küçülerek pazarın dengeye kavuşmasını beklemenin çok bir faydası yok. Küçülmenin dalgaların üzerinde sörf yapma kabiliyetini artıracağı doğru, ancak beraberinde düşünce yapısı ve iş yapış şeklini de değiştirilmesi gereği var.

İşletmelerin sürdürülebilir başarı için:

• DEĞİŞKEN DÜNYADA İŞ GELİŞTİRME ve
• DEĞİŞKEN DÜNYADA PROJE YÖNETME

kabiliyetlerini artırmaları gerekiyor. Ve aslında yakından bakınca bu iki kavram fazlası ile iç içe geçmiş durumda, taahhütlerindeki işi yaparken değişime, pazara ve müşteri taleplerine uyum gösteren işletmeler kazanıyor.

Bu teşhisi koymak ve ahkam kesmek çok kolay peki ama nasıl yapılacak?

2000’li yıllardan beri yazılım sektörü ve STARTUP girişimcileri, kısıtlı kaynaklarla pazara en uygun ürünü en hızlı şekilde; müşteri talebi doymadan veya ortadan kalkmadan geliştirme konusunda büyük ilerleme kaydettiler. “ÇEVİK” (AGILE) yönetim tarzları bu sektör çalışanlarının günlük yaşam biçimi haline geldi, bu gösteriyor ki yazılım sektörünün son dönemde açık ara büyümesi tesadüf değil. “Çevik”liğin yazılım sektörüne özgü bir kavram olduğunu düşünmek hata olur. Çeviklikle kazanan yazılım dünyasından öğrenecek çok şey var.

Çeviklik bir işletmede uçtan uca bir yönetim tarzı, düşünce yapısı. Dünya genelinde “çevik” çatısı altında ciddi katma değer sağlayan farklı yaklaşımlar-metotlar var.

Biz küçülen organizasyonların nasıl çevik olup işlerin verimli bir şekilde üstesinden gelebileceklerine geri dönersek:

• Kalan çalışanların şirketin geleceğine güvenlerinin sarsılması ve işlerini kaybetme korkusu
• Budanan organizasyonda şirket prosedürlerinin, yetki ve sorumluluk matrislerinin işlemez hale gelmesi, organizasyon şemasındaki birçok pozisyonun boşalması

eldeki işlerin teslim sürecinde karmaşaya neden oluyor ve üst yönetimi de meşgul ederek yeni pazar arayışına konsantrasyonlarını dağıtıyor.

Demek ki yeni ufuklara yelken açarken bir yandan da kalan ekibin işleri başarı ile gerçekleştirecek şekilde organize olmasını sağlamamız gerekiyor.

Çevik yaklaşımlar burada sürekli gelişen yetkin “otonom takımları” işaret ediyor. “Çevik takım”lara dönüşmenin iki temel öğesi var: birincisi düşünce yapısı ikincisi de iş yapış şekli ile ilgili. Fark etmez birinden başlayabiliriz ama diğerini de eş zamanlı düşünmek gerek.

Düşünce yapısını değiştirmek için emek vermek ve güven aşılamak gerekiyor. Tabi önce üst yönetim inanacak ve güvenecek. “Çevik takımlar” derken hemen “Gidip çalışanlarınıza takım eğitimleri aldırın ve her şeyin düzelmesini bekleyin” değil kastedilen. Güven ortamında şeffaflığı artırın, insanlar işi bilmediklerinden veya kötü niyetli olduklarından değil iletişim eksikliğinden hata yapıyorlar ya da farkında olmadığınız kayıpları yaşıyorlar.

Çalışanları şeffaf olmaya, hataları cezalandırmak yerine hep beraber düzeltmeye teşvik etmek gerekiyor. İş yapılıyorsa hata nasılsa yapılacak, burada karar vermeniz gereken hatadan haberiniz olsun mu, olmasın mı? Yapılan hatadan herkes faydalansın ders çıkarsın mı yoksa, hata yapan cezalandırılsın ve korku yayılsın ve daha sonraki hatalar halının altına mı süpürülsün? Herkes birbirini suçlarken işin ucu kaçsın mı?

Otonom takım olmak adım adım ama en azından güven ve şeffaflığı artırmak için bir hamle yapabiliriz. Takım işin ne durumda olduğunu bilmezse ne yapacağına karar veremez.

Düşünce yapımızda şeffaflık ve güvenden başladık peki iş yapış şeklimizde ivedilikle neleri değiştirmeliyiz?

Yaygın olarak uygulanan çevik yaklaşımların ortak noktaları:

• Yukardan inme uzun vadeli planlar yerine, takımın bir araya gelerek eldeki verilere dayanarak kısa vadelerle planlamayı kendinin yapması, işleri önem sırasına göre önceliklendirmesi
• Her adımın departman duvarları ardında yapılıp bir sonraki aşamaya geçilmesi yerine, süreç içinde sürekli iletişimle gidişat hakkında tüm paydaşların katkısı ile daha hızlı akışın sağlanması
• Takım üyelerinin işi yaparken bütün “acil” işlere bölünmek yerine aynı anda daha az sayıda işi tamamlayarak ilerlemesi ve böylece toplam sürede daha fazla iş çıkarması
• Her planlama dönemi sonrası performansı inceleyerek, birbirini suçlamadan, bir sonraki dönem için iyileştirme kararları alması ve iş yapış şeklini geliştirmesi bu kararlar doğrultusunda iyileştirmesi

15 yılı aşkın süredir yazılım sektöründe giderek yaygınlaşan çevik yaklaşımlar tüm dünyada proje bazlı çalışan diğer sektörlerde de yayılmaya başladı. Türkiye’de yazılım dışı sektörler ve hatta en zorlu sektörlerden biri olan İnşaat Sektöründe dahi önde gelen yüklenici ve tasarım firmaları 2017’den beri giderek yaygınlaşan bir şekilde bu yaklaşımı benimsiyorlar.

Kurumsal çeviklik; önce zihinde başlayan ve üst yönetim desteği altında takımların inanarak gelişmesi ile kazanılan bir yetenek. “Çevik Yönetim”in adı her ne kadar 2000’li yıllarda yazılım sektöründe konmuş olsa da arkasında Descartes’ın bilgi kuramına kadar dayanan bir felsefe ve endüstri sosyologlarının sanayi devriminden sonra yaptıkları üretkenlik araştırmalarının bulgularına dayanan kuramlar var. Müşteri, işveren ve çalışan üçgeninde her adımda daha mutlu olmayı vadeden bir yaklaşım. Her gün bir adım daha iyiye bir adım daha ileriye gidecek şekilde organize olmayı tarif ediyor.

Değişken dünyada işletmelerin hayatta kalabilmesi için “çevikleşmek” tek çare gibi görünüyor.