“Çevik Belediyecilik” kavramı uçtan uca tüm belediyecilik hizmetlerini kapsayan bir zihin yapısı ve çalışma modelini tanımlıyor. Şeffaf, kent sakinlerini sürece katan, iş birliği ortamı yaratan, yalın ve sürekli gelişen bir organizasyonel çalışma düzenini işaret ediyor. Bu nedenle çevik yönetim yaklaşımları belediyeciliğin birçok alanında devrim yaratan gelişmelere ortam sağlayarak dünya genelinde yaygınlaşıyor.
Biz bu yazıda Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim yazı dizisinin genel teması sınırları içinde kalarak “belediyelerin inşai faaliyetlerinde çeviklik” temasına odaklanacağız. Belediye hizmetlerinin önemli bir bölümünün alt yapı ve üst yapı projelerinin inşa ettirilmesi ve kent genelindeki inşa faaliyetlerinin gözetim ve denetiminden oluşması nedeni ile sadece inşa faaliyetlerinde çevik yaklaşımlardan faydalanmak dahi belediye hizmetlerinin önemli bir kapsamında gelişme sağlayacaktır
Bu noktada konuyu belediyelerin ihale ettikleri kamu projeleri ve sadece düzen ve kontrolünden sorumlu oldukları belediye sınırları içindeki bütün yapılaşma projeleri olarak 2 bölüme ayırabiliriz. Her ikisinde de belediyelerin rolü hem kentin hem de inşaat sektörünün gelişmesi adına büyük önem taşıyor.
Çevik yönetim yaklaşımları kentin değişen ihtiyaçlarına cevap verebilmek için doğru ve hızlı karar verip aksiyon alabilmeyi ve etkin kaynak kullanımını sağlar. Belediye organizasyonu içindeki karar mekanizmaları arasındaki iletişimi hızlandırarak süreçlerin etkinliğini artırır, güçlenen iletişimle kollektif aklın ortaya çıkmasını sağlar ve sürekli gelişme kültürü ile ekiplerin inovasyon kapasitesini artırır. Bu sayede proje maliyeti ve süresini azaltırken yapıların kalitesini ve halkın memnuniyetini artırır.
Çevik proje yönetim yaklaşımlarında 2 temel rol bulunmaktadır, birincisi “ürün sahibi”, ikincisi ise “ürünü gerçekleştiren takımlar”dır. Ürün sahibi ürünü kullanacak olan kullanıcıları temsil eder; kullanıcılar adına ihtiyaçları tespit eder ve ürünü gerçekleştiren takımlardan sipariş eder, daha sonra da kontrol ederek teslim alır. Belediyelerin rolü “ürün sahibi” rolü ile özdeşleştiği için bu yazıda çevik yaklaşımlar bu bakış açısı ile ele alınmıştır. Bu yaklaşım belediyeye projelerini gerçekleştiren veya belediye sınırları içinde hizmet veren tasarımcı, tedarikçi ve yüklenicilerin daha başarılı bir proje performansı göstermesini sağlayacaktır. Mükerrer ve hatalı imalatlarla belediye personelinin de gereksiz yere meşgul edilmesini ve halkın kaynaklarının israf edilmesini önleyecektir. Ayrıca hızlı ilerleyen çözümlerle halkın memnuniyetini artıracaktır.
“Ürün Sahibi” rolü ile çevik yönetim yaklaşımlarının kentin inşasına nasıl bir katkı sağlayacağını alt başlıklar altında sıralayarak ilerleyelim.
1. Temel Prensiplerin Belirlenmesi:
Organizasyonların pusulası prensipleridir. Bu prensipler ise genellikle mottolar ve sloganlarla görünür hale gelir. Bu prensipler toplumu heyecanlandırır ve çalışanları kurumlara bağlar. Doğru uygulandığında yapıcı olduğu kadar, samimiyetsizlik hissedildiğinde de o derece yıkıcı etki gösterebilir. Bu nedenle gerçekten topluma ve ekiplere parçası olmaktan mutlu olacakları onları motive edecek bir hedef vermek önemlidir. Motto organizasyonların kendileri ilgili reklam kampanyaları ile söylediklerinden çok başkalarının yapılan işler karşısında hissettikleri ile ortaya çıkar. Üst yönetimin ne söylediği değil hizmetleri gerçekleştirenlerin ve hizmetlerden faydalananların ne hissettikleridir. Bu genel belediyecilik hizmetlerinin prensiplerinden inşai faaliyetlere indirgenebilir.
Sizden sonra bu belediye döneminin nasıl anılmasını istiyorsunuz? Örneğin “En Çevreci Belediye” mottosu çöplerin ayrıştırılmasından binaların inşası ve inşa sonrası performansına kadar her alanı kapsar. Bu hedefe ulaşırken düzenli olarak bu hedefe yönelik ölçümler yapılarak aksiyon alınması ve sonuçların şeffaf bir şekilde yayınlanması çalışanların ve halkın motivasyon ve iş birliğini artıracaktır.
2. Sistemdeki Temel Kuralların Belirlenmesi:
Çevik organizasyonların en önemli özelliği hızlı ve doğru karar verebilmektir. Bunun için hiyerarşik onay mekanizmalarına ihtiyacın kaldırılmasına ve kendi kendine karar verebilme yetkinliğinin artırılmasına öncelik verilir.
İnşa faaliyetleri ile ilgili olarak imar, iş güvenliği, çevre, ihale, teknik standartlar ve işçi çalıştırma gibi birçok farklı konudaki yasa, yönetmelik ve düzenlemeler, belediyenin işleyişi ile ilgili iç prosedürler ve bölge halkına özel talepler bulunuyor. Bu talep, kural ve düzenlemelerin farklı organizasyonlardan geliyor olması; bazen bu kurallar arasında tutarsızlıklara ve bu nedenle gri alanlara neden olur. Bunun sonucunda karar süreçleri uzar hatta karar sonrasında tartışmalar ve şikayetler ortaya çıkar. Bu nedenle bu kurallar gözden geçirilip sistem iyileşmeden sadece atamalar yaparak gerçekleştirilen klasik yapılanmada her tutarsızlıkta karar ve onay mekanizmalarını sürece dahil edilmesi ve yöneticilerin inisiyatif almaları gerekir.
Hızlı ve doğru karar mekanizmalarının temelinde faaliyetlerin temel prensip ve kurallarının herkes tarafından şeffaf olarak bilinmesi, bu kuralların tarafsız olarak uygulanması ve kuralların düzenli olarak tutarlılığının, geçerliliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi için gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi yatmaktadır.
Bu sayede onay mekanizmalarının hızlanması, kararların ilk temas noktasında verilebilir hale gelmesi sağlanır.
3. Şeffaflık Sağlanması:
Doğru ve hızlı karar verebilmenin önemli bir etkeni ise doğru ve bütünsel bilgiye hızlı erişimdir. Bu erişimin ise 2 temel dayanağı vardır: Şeffaf zihin yapısı ve teknoloji. Kuralların ve yapılan işlerin hem halk hem de çalışanlar tarafından şeffaf olarak görülmesi hem karar mekanizmalarını hızlandıracak hem de güveni artıracaktır.
4. Hedeflerin Önceliklendirilmesi:
Belediyeler, geçmiş dönemde yarım kalmış olan projeleri tamamlamak, halka taahhüt ettikleri ve dönem içinde ortaya çıkan halkın ihtiyaçlarını karşılamak üzere planladıkları projeleri gerçekleştirmek üzere görevi teslim alırlar.
Hiçbir organizasyonun kaynakları bütün sorunları aynı anda çözmeye yeterli değildir, aynı anda birçok sorunla uğraşmak konsantrasyon dağınıklığına ve verimlilik düşüşüne neden olur. Kaldı ki inşaat işlerini gerçekleştirecek mavi yaka işçi kıtlığı dahi aynı anda tüm projelere başlamak konusunda bir engeldir. Çevik organizasyonlar problemleri sağlanacak katma değer ve harcanacak efor açısından önceliklendirir ve her proje bitişinde öğrenilmiş derslerle süreçleri iyileştirerek bir sonraki projeye geçer. Odaklanan takımların çok daha üretken olduğu ile ilgili birçok bilimsel yayın bulunmaktadır.
İrili ufaklı çeşitli inşa işlerinden oluşan bu projeler bir ana listede bir araya getirilir, halkın ve diğer paydaşların da görüş ve ihtiyaçları alınarak önceliklendirilir. Ürün sorumlusu yani belediyenin ilgili kadroları tüm katılımcıların taleplerini aldıktan sonra en önemli / acil olanları en hızlı ve ekonomik çözüme ulaşabileceklerden başlayarak önceliklendirir ve bu projelerdeki belirsizlikleri gidererek gerekiyorsa finansmanını garanti altına alarak icraata geçilmesi için çalışmaya başlar ve projeler tamamlandıkça listede yukarıdan aşağı doğru ilerler. Bu liste ve önceliklendirme 5 yıl sürecinde değişen ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak gözden geçirilir ve halka bilgilendirme yapılır.
Bu yaklaşım şehrin her yerinde eş zamanlı inşai faaliyetlerle kent hayatının aksamasının da önüne geçer. Kısalan proje süreleri ile yüklenicilerin belediyelere yansıttıkları genel giderler düşer, hak talepleri azalır. Bu sayede hızlı bitirilen projelerle halkın bir an önce hizmetlerden faydalanmaya başlaması sağlanmış olur.
5. Projelerin Kullanıma Açılabilir Kısa Vadeli Etaplara Bölünmesi:
Bu yaklaşım üç açıdan önem taşımaktadır. Birincisi; kısa vadeli teslimatlara odaklanan takımlar daha verimli çalışmaktadır, ikincisi bu teslimat sürecinden ve kullanıcı verilerinden öğrenilen derslerle bir sonraki etaplarda iş yapış şekli daha da geliştirilmektedir ve üçüncüsü ise teslim edilip kullanıma açılan etaplardan gelir akışı sağlanmaktadır. Halkın bir an önce hizmetlerden faydalanması ve gündelik yaşamda sürekli iyileşmeyi hissetmesi ise bütün bunların üzerinde bir kazançtır.
6. Multidisipliner Takımlarla Süreçleri ve Projeleri Gözden Geçirme:
Çevik Proje Yönetimi en uygun çözümü ortak akılla en erken aşamada bulmayı hedefler. İnşaat projeleri sanıldığının aksine lineer ilerlemez ve iş akışı lineer olarak tasarlandığında genellikle sahada yap bozlar ve verimsizlikler ortaya çıkar. Bu nedenle multidisipliner takımların ortak aklı ile projelerin değerlendirilmesi riskleri minimize eder. Projelerin kabul kriterlerinin multidisipliner takımlar tarafından belirlenmesi ve teslimlerin ortak akılla değerlendirilmesi projelerin daha hızlı ve doğru bir şekilde ilerlemesini sağlar.
7. İşbirliğini Teşvik Eden ve Değişimi Kucaklayan Sözleşmeler:
Alıştığımız sözleşmeler tasarım süreçlerinin tamamlanmasından sonra uygulama süreçlerinin ihale edilmesine dayanır. Hatta mümkünse projelerin uygulama aşamaları anahtar teslim sabit fiyat olarak ihale edilerek maliyet riski minimize edilsin diye beklenir. Oysaki içinde bulunduğumuz değişken dünyada gerçekleştirmeye çalıştığımız karmaşık projelerde “anahtar teslim toptan ihale yöntemi” sanıldığının aksine daha fazla maliyet riski barındırır. Uzayan fiyat değişikliği müzakereleri zaman ve kalite performansında da kayıplara neden olur. Bu yaklaşımdan vaz geçilerek tasarım ve uygulama süreçlerinin iç içe geçirilmesi kapsam değişikliklerinin en hızlı şekilde yönetilmeye odaklanılması proje performansına büyük katkı sağlayacaktır. Proje süreçlerini geliştirmek amacı ile entegre proje teslimi, İşbirlikçi sözleşme modelleri tüm dünyada yaygınlaşarak kullanılmaktadır.
(Buluttan Bile Nem Kapan İnşaat Sektöründe Çevik Yönetim Serisinin Eylül-Ekim 2021’de yayınlanmış olan VI. Yazısı “Sözleşmelerle Çeviklik” ve Temmuz-Ağustos 2022 sayısında yayınlanmış olan XI. Yazısı “Kimse İsrafın Bedelini Ödemek Zorunda Değil” başlıklı makalelerde bu konu detaylı olarak işlenmiştir.)
8. Belediye Organizasyonu içinde ve İnşaat Sektöründe Sürekli Gelişme Kültürünün Yerleştirilmesi:
Ortak aklı ortaya çıkaran yönetim modeli, kısa hedeflerle sürekli gözden geçirme ve önlem alma kültürü sayesinde çevik organizasyonlar iş yapış şekillerini sürekli geliştirmeye odaklanırlar. Şeffaflık ve çözüm odaklılık sayesinde hatalardan ders çıkarılır ve benzer problemlerin tekrarlanmaması için önlemler alınır.
Proje Yönetim yaklaşımları her ne kadar tekniklerle görünür hale gelse de arkasında önemli bir kültürel dönüşümü barındırır. Şeffaflık, güven ve adaptasyon bakış açısı bu kültürün temelini oluşturur.
“Çevik Yönetim” yaklaşımları sektörde sahip oldukları gizem nedeni ile hem çok cazip görünüyor hem de kurumların başlangıçta çekingen olmasına neden oluyor. Kurumlar hem çevik olmak istiyorlar hem de değişmek istemiyorlar. Bu noktada çevik dönüşümün de adım adım kısa hedeflerle ve her adımda öğrenilen derslerle gerçekleştiğini unutmamak gerekir. Her şey bir anda düzelmez, ama öncelikle sistematik bir gelişim yolu çizmek ve değişim yolunda ilk adımı atmak gerekir.
Belediyecilik ve inşaat yönetimi bir şekilde hepimizin hayatına dokunuyor. Bu nedenle bu değişim yolunda hepimize kolay gelsin.
