1. Değişim mimarlığı nedir? Kısaca açıklayabilir misiniz?

Günümüzde değişim çok hızlı ve karmaşık bir halde işletmelerimizi etkiliyor.  Bizlerin de hem iş yapış şeklimizi hem de piyasayı ve oyunun kurallarını inovatif fikirlerle işimize en uygun hali alacak ve değişimden faydalanacak şekilde tekrar tekrar tasarlamamız gerekiyor. Ben bütün bu süreci işletme açısından değişim mimarlığı olarak görüyorum. İşletme sahibi ile birlikte aynı bir mimar davranışı sergileyerek; pazar, rakipler, trendler, ekonomi, yasal düzenlemeler gibi bütün çevresel koşulları, müşteri taleplerini ve eldeki teknik ve mali imkanları dikkate alarak tasarım yapıyoruz.  Bütün paydaşlarla birlikte maksimum değeri ortaya çıkaracak şekilde ortak aklı yönlendiriyoruz, sonunda hem müşterinin hem de işletmenin memnuniyetini sağlamış oluyoruz.

2. Bu noktada hangi şirketleri çevik yönetim konusunda değişimine mimarlık ettiniz? En çok hangi sektörlerin çevik yönetim anlayışına daha duyarlı olduğunu söyleyebilirsiniz?

Çevik yönetim; yazılım projelerindeki kötü gidişe çare olması için 2001’de 17 yazılım gurusunun geliştirdiği bakış açısı ve bu bakış açısını destekleyen çalışma şekillerini kapsayan yaklaşımlardan oluşuyor ve sürekli gelişiyor.   Dünyada ve ülkemizde yazılım sektöründe çok yaygın.  Zaten geri dönüp bakarsanız yazılım sektörünün gelişmesi bu yaklaşımların yaygınlaşması ile paralellik gösteriyor.   

Temel olarak; değişime hızlı ve verimli bir şekilde adapte olabilme becerisi, esnekliği ve kapasitesi olarak tanımlanan çevikliğe (agility) her sektörün ihtiyacı var.

Dünyada da diğer sektörlere yayılmaya başladı.  Start-up firmaları ile çalışırken tanıştığım çevik yaklaşımların aslında çalışan ve müşteri odaklı düşünce yapısı ile ilgili olduğunu gördükten sonra diğer sektörlerde de büyük değer sağlayacağını gördüm.  Özellikle İnşaat sektöründeki verimsizliğe dikkat çekerek dönüşmesi gerektiği konusunda İstanbul Proje Yönetim Derneği (www.ipyd.org ) bünyesinde ve AgileTurkey’den Mehmet Yitmen’in (www.agileturkey.org ) desteği ile bana inanan İPYD bünyesindeki meslektaşlarım ve şirketlerle bir proje başlattık.  Bu kapsamda Metal Yapı Cephe, Muum Mimarlık, Yapı Merkezi A.Ş. gibi sektörün farklı rollerdeki öncü firmalarına son derece kritik öneme sahip projelerinde en yaygın çevik yaklaşımlardan olan SCRUM (www.scrum.org ) pratiklerini uygulayarak çevikleşmelerinde destek olduk, başarılı sonuçlar elde ettik ve inşaat sektörünün ilk çevik yönetim deneyimlerini İPYD bünyesinde 2018 – 2. Dinamik İnşaat Zirvesi’nde proje takımları ile birlikte sektöre sunduk.

Onun dışında AND Gayrimenkul, TUGİM bünyesinde startuplara, Profen Grup’a çevik dönüşüm yolculuklarında eşlik ettim güzel sonuçlar aldık. KOSGEB bünyesinde KOBİ’ler için Çevik Proje Yönetimi eğitimi düzenliyoruz. Tesis yöneticileri için de bir planlama içindeyiz.  Konu insan, üretkenlik ve mutluluk olunca her sektörün ilgisini çekiyor.  Bunlar ülkemizde başka sektörlere ilk yayılmalar; piyasalardaki değişimden, verimsizlikten, çalışan ve müşteri memnuniyetsizliğinden mustarip her işletme ve sektör büyük ilgi gösteriyor. 

Günümüzde son derece popüler olan; dijital dönüşüm projelerinin yönetim süreçlerinde, inşaat tasarım projelerinin BIM (Yapı Bilgi Modellemesi) süreçlerinde, iş birliği ve en değerliyi en erken aşamada devreye alma prensibi ile çok büyük fark yaratıyor.  Çevik Yönetim yaklaşımı projenin başarısında; süreçlerde kullanılan yazılım ve tekniklerden daha büyük önem taşıyor.

Ülkemizde çevik yönetimin alışıla geldiği yazılımın dışındaki sektörlere sıçramasını sağlamakta pay sahibi olmak büyük gurur verici.  Her sektör bu bakış açısından adaptasyonu oranında fayda sağlayabilir, her sektör çeviklik felsefesine uygun olarak kendi yaklaşımını ve iş pratiklerini geliştirebilir.

3. Çevik yönetim, iş yapış şekillerinde neleri değiştiriyor ve işletmelere ne gibi özellikler kazandırıyor?

Projeler yanlış proje yönetim yaklaşımları nedeni ile başarısız olurlar.

Klasik proje yönetim anlayışı ürünün başarısı ile ilgilenmez, kapsam, zaman, kalite ve maliyet hedefleri arasına sıkışır ve kapsamı korumaya çalıştıkça ürünün başarı için değişmesine direnç oluşur. Bütün paydaşlarla sözleşmeler de değişime direnecek şekilde yapılır.  Klasik proje yönetim bakış açısı için satmayan ürün, geliştiricinin sorunudur, proje başarı ile yönetilmiştir.

Çevik bakış açısı içinse ürünün başarısı için değişikliğe açık olmak gerekir.  O nedenle en erken aşamada müşteriye teslim, geri bildirim alma ve ürünün hazırlanmasının diğer aşamalarında bu geri bildirimi dikkate alma ve müşteri ile iş birliği önemlidir.

Temel fark buradan kaynaklanır, buradan sonrası “Ürünü sık teslimatla en hızlı ve güncel müşteri taleplerini sağlayacak şekilde nasıl yapabiliriz?” sorusudur.

Bunu sağlamak üzere farklı uygulamalar mevcut, sektörlerin ihtiyaçlarına göre yenileri de geliştirilebilir.  Biz temelde felsefe ve ortak özelliklerine bakarsak; çevik yönetimin düşünce yapısı ve iş yapış pratikleri olmak üzere iki temel öğesinden bahsedebiliriz, bunlar birbirini destekleyerek yürür.

Düşünce yapısı; güven, hataları gizlemek yerine hatalardan öğrenme, çözüm odaklılık, sürekli gelişme (kaizen), israfı önleme, yalınlık, iş birliği ve şeffaflık gibi temel değerlerin üzerine oturuyor.   Çevik iş yapış pratikleri de kısa vadelerle: durumu gözlemleme, değerlendirme, karar verme ve harekete geçme ve iyileştirme adımlarından oluşuyor ve bu adımlar bir tekrarlanan döngüler halinde ilerliyor.

Çevikliğin temel öğelerinden en önce şeffaflığa dikkat çekmek istiyorum.  Geleneksel endüstrilerde “otonom takımlar” terimi yöneticilere ürkütücü geliyor, işler tamamen kontrolden çıkacak diye çekiniyorlar.  O nedenle en önce şeffaflıktan bahsetmek gerek.  Çevik kültürde şirketinizde her an ne olup bitiyor, işler ne aşamada bileceksiniz ve bu sizin daha sağlıklı ve hızlı karar vermenizi sağlayacak.  Karar kriterlerini, sistem kurallarını herkes bilecek ve bu pozisyonuna göre herkesin hızlı ve doğru karar vermesini sağlayacak.  İsrafın her türlüsü, zaman, malzeme veya adam saat her türlü israfın önüne geçmek üzerine çalışılacak.

En yaygın çevik yaklaşımlarda şirketler hiyerarşik ve fonksiyonel yapılar yerine, bütün fonksiyonları içinde barındıran ve dış bağımlılığı azaldığı en hızlı şekilde hedefi gerçekleştiren otonom takımlardan oluşuyor.

Mutlu müşterinin yanı sıra, mutlu çalışan da hedefler arasında.  Çünkü ancak sürekli gelişen, başaran ve iş birliği içinde çalışan takımlar müşterilerinizi mutlu edebilirler.  

4. Çevik yönetime geçiş, şirketlerin hangi departmanlarınca üstleniliyor? Uçtan uca bir değişimden bahsediyorsak, çevik değişimin öncelikli olarak hangi noktada başladığını söyleyebilirsiniz?

Uygulamalara bakınca en yaygın olduğu telekomünikasyon, bankacılık, ulaşım, perakende gibi sektörlerde bile önce Bilgi Teknolojileri bölümlerinde başlamış, sonra diğer faaliyetlere sıçramış.  Üretime dayalı sektörlerde biz doğrudan ana faaliyetten başlıyoruz.  Çevik yönetim çünkü takım işi, iş yapış şekli. 

Şirketlerde motivasyon ne seviyede başlamalı diye düşünürsek, yönetimin desteği ve takımın isteği ile en güzel sonuçlar alınıyor.  Her ikisinin de değişmesi gerekiyor ve değişim direnç doğuruyor, iş yapış şekli bir anda değişmiyor, sihirli değnek olmadığı için değişimden faydalarını görmek zaman alıyor.  Bir de herkesin şikayet ettiği Y neslinde daha hızlı sonuç veriyor.  Daha çabuk adapte olup takımın parçası oluyorlar ve işe katkı sağlamaya başlıyorlar.

Şirketler önce 1 pilot proje ile dönüşümü başlatıyorlar ve öğreniyorlar, kültürel değişimi yaşıyorlar daha sonra diğer proje ekipleri de çevik yönetim tekniklerini uygulamaya başlıyor.  Daha ileriki aşamalarda ise proje takımları gelişme yolundaki deneyimlerini birbirleri ile paylaşarak daha hızlı gelişim sağlıyorlar.

Yazının Platin Dergi Ocak 2020 sayısında yayınlanan özeti