Maliyet rekabetinin çok sert olduğu sektörde; firmaların sıklıkla zarar etmesinden ve batmasından verimsizliğin tahammül sınırlarının üstünde olduğu açık.  Bu durum için sektörel veya sektör dışı uzmanlar birçok gerekçe sayabilir.  Sizin de kendi bakış açınızla bir fikriniz mutlaka vardır.  Benim bu konudaki yorumum – belki de son dönemlerde dünyadaki hızlı değişime odaklanmamdan dolayı- inşaat sektörünün değişime ayak uydurma refleksinin zayıf olması yönünde.

Ortalama büyüklükteki bir inşaat projesinin fikir aşamasından kullanıma açılma aşamasına kadar en az 3 sene olarak planlandığı malum.  Bununla beraber; rekabet, teknoloji, makro-ekonomik koşullar, toplumsal trendler ve diğer çevresel koşulların bu 3 sene boyunca sabit kalacağını düşünmenin biraz hayalperestlik olacağını söylersem kimsenin bana kızmayacağını umuyorum.  İnşaat sektöründe çalışıp da “vaktinde yetişen inşaat projesi yoktur” cümlesini en azından içinden söylememiş kimse var mıdır acaba?  Ya da planlandığı gibi bitmiş proje? 

Tüm yatırım süreci boyunca; 

• Uygulanmayacak planları yapmak ve bu planların sapmasında hangi tarafın sorumlu olduğunu takip etmekle görevli onlarca insan,
• Gecikme cezası müzakereleri ve yazışmalarla geçen yüzlerce saat
• İşi geciktirmek ve maliyetleri kontrol edememekle suçlanan gece gündüz çalışan bir ekip,
• Proje revizyonları yapmaktan yılan tasarım ofisleri ve
• Bu değişikliklere fiyat ve zaman talebi hazırlayan müteahhit planlama ofisleri

İnşaat sektörünün alışılagelmiş yaşam şekli halini almış durumda.

20 yılı aşkın süre inşaat sektöründe planlama ve inşaat proje yönetimi üzerine çalıştım, yerli ve yabancı bir çok marka projede görev aldım ve olmayacak duaya âmin diyerek başladıktan sonra; krizler, projenin durması, taşeronlardan birinin başarısız olmasının diğerlerini etkilemesi, projenin el değiştirmesi, binada fonksiyon değişikliği, rekabet koşullarının değişmesi veya fikir aşamasındaki kabullerin günün gerçeğine uymaması gibi bir çok olaya şahit oldum.  Yerli yabancı paydaşlarla hak talep müzakereleri ve sapmalardan sorumluları bulmaya yüzlerce saat harcadım.

Projelerin başarılı olması için müteahhitlerin; “projeler tamamlansın, uygulama projelerinin detayları son noktasına kadar çizilsin, ihaleye öyle çıkılsın, inşaat öyle başlasın” dediğini duyar gibiyim.  Diğer taraftan sanki revizyon yapmaktan yılmış tasarım ofisleri de “yatırımcı kararlarını versin sürekli proje revizyonu yapmasın” diyerek sesini duyurmaya çalışıyor. Herkes revizyonlardan şikayetçi ve 3 yıl sonrası için her şeyin bugünden en ince detayına kadar belli olmasını bekliyor.  Maalesef her şey belirlensin; projelendirme ve uygulama o şekilde başlasın diye öğütleyerek bitmeyecek bu yazı.

Hepimizin defalarca deneyimlediği üzere sürekli değişen koşullar siz daha projeye başlarken sizi projenizin hedeflerini tekrar gözden geçirmeye zorluyor ve kervan yolda iken dağılıp dağılıp tekrar diziliyor. Bu yüzden en baştan her şeyi tüm detayıyla birlikte planlayabilmek mümkün olamıyor ve belirsizlikler içinde hayata geçirmeye çalıştığımız projeler için artık “planla-uygula-plandan farkları kontrol et – raporla” anlayışı işlemiyor. Peki buna nasıl “ayak uyduracağız”?

Verimlilik Düşüşüne Nasıl Çözüm Bulacağız?

İnovasyon seminerlerim sırasında ülkemizin önde gelen İnşaat Sanayii firmalarından birinin yöneticisi: “Bizim için en büyük inovasyon işlerin zamanında yetişmesi” demişti.

Proje yönetim süreçlerimizde bir inovasyon yapmanın vakti gelmiş olabilir mi?  Peki bunun için başka sektörlerdeki uygulamalar bize nasıl bir ışık tutuyor olabilir?

Sektör bağımsız çalışmaya ve inşaatçı bakış açımdan kurtulmaya başladığımda yazılım geliştiricilerin klasik proje yönetim anlayışını akın akın terk ettiklerini fark ettim.  Peki ekiplere bu kadar cazip gelen hem daha çok ürettirip hem daha mutlu eden ürünü de daha başarılı kılan ne idi?

Yazılım sektörünün; AGILE / ÇEVİK yönetim yaklaşımı sayesinde ekiplerin maksimum verimliliğini ve projenin geliştirilmesi sürecinde esneklik sağlayarak proje hedeflerine ulaşmayı başardığını gördüm.  “Hedefler”ine derken klasik anlamda “zaman, kalite, maliyet, kapsam”ı kastetmiyorum yeni bir bakış açısı ile: “fayda ve rekabet üstünlüğü” gibi ürünün başarısına yönelik hedefler de “proje yönetim hedefleri”nin içine katılmış durumda.

Onlardan öğrenecek çok şey var.  “Bize uymaz” yerine “biz bundan nasıl faydalanırız / nasıl adapte ederiz/nasıl değişiriz?” dersek inşaat sektörü projelerimize özel çözümler üretebiliriz.

Temel olarak:  

• Hiper üretkenlik,
• Mutlu çalışan ve
• Başarılı ürün

vaadinde bulunan çevik (agile) yaklaşımın “kendi kendini yöneten, çözüm ve sürekli gelişime odaklı” ekiplere dönüşüm temeline oturduğunu düşünürsek, taşeron iş veren ilişkisi yerine aynı gemide olan “çözüm ortağı” bilincine ulaşmak verimliliğimizi arttırmak adına ümit verici bir ilk adım olabilir.

İstesek de istemesek de projenin hayata geçirilmesi sürecinde “ürün /proje başarısı” yatırımcı kararlarını ve proje hedeflerimizi etkiliyor.  Biz elimizdeki “katı sözleşmelerle” kendi tarafımızın haklarını koruyabilmek için direniyoruz ve toplam proje başarısı zora giriyor.

Tüm dünyada her sektörde en yaygın ve kabul görmüş olan mevcut PMI metodolojisi ile proje yönetim anlayışı: 

•  Kapsam
•  Maliyet
•  Zaman
•  Kalite

hedeflerini projenin başında belirle ve proje boyunca özellikle de kapsam konusunda sapma olmaması için kontrol et çaba göster der, buna göre ne kadar az değişiklik oldu ise proje o kadar başarı ile yönetilmiş demektir.  “Proje Yönetim” başarısı ile “proje ürün” başarısı ayrıştırılmıştır.

Hem kültürümüz gereği “kervan yolda dizilir” davranış tarzımız hem de değişken dünyada 3 yıl sonrasının detaylı olarak planlanmasının imkansız olması klasik proje yönetim yaklaşımını bizim için adeta “laboratuvar ortamında proje yönetimi” haline getirmekte ve pratik hayatta uygulanmasını imkansız kılmaktadır. Bu nedenle hatta PMI da bu yaklaşımını değiştirmektedir.

Hal böyle iken “bu bilişimcilerin metodu bize uymaz” diye direnmek yerine, geliştirmiş oldukları çözümlerden faydalanmak akıllıca olacaktır, görünen o ki mevcut durumda zaten kaybedecek bir şeyimiz yok.

Peki Nedir Bu Çevik / Agile Yaklaşım?

Aslında zaman zaman mecburiyetten söylene söylene uyguladığımız, kendimize göre geliştirdiğimiz ve zihin olarak tam kabul etmediğimiz için sancılar çektiğimiz ve hatta direndiğimiz bir yaklaşım.  Önce tüm proje sürecimizde her şeyin değişebileceğini kabul ederek başlamamız gerekiyor.  Yatırımcıdan en son malzeme tedarikçisine kadar bilelim ki; karardan kullanım aşamasına kadar her şey değişebilir. 

Belirsizlikler içinde ürün (proje) geliştirme sürecini de kapsayan bir yaklaşım, arkasında ciddi bir felsefe, bilgi birikimi ve dönüşüm var.  “DEĞİŞKEN DÜNYADA PROJE YÖNETİMİ” olarak da tanımlanabilir.  Aslında sektörel terimleri kullanırsak “proje geliştirme” ve “proje yönetimi” süreçlerinin başarılı bir şekilde iç içe yürütülmesini sağlıyor.

Bu konudaki kaynaklara ulaşılabilmesi için yabancı gelse de terminolojisinden de bahsedeceğim:

AGILE = ÇEVİK

Değişime hızlı ve verimli bir şekilde adapte olabilme becerisi, esnekliği ve kapasitesi olarak tanımlanıyor.

Tüm dünyada kabul gören çevik proje yönetimi manifestosu ise:  

•  Bireyler arasındaki etkileşim, Kullanılan araçlar ve süreçlerden
•  Çalışan yazılım/çözümler, Kapsamlı dokümantasyondan
•  Müşteri ile iş birliği, Sözleşmelere bağlı kalmaktan
•  Değişime cevap verebilmek, Herhangi bir planı izlemekten

daha önemlidir diyor.

Çeviklik; sadece değişimle ortaya çıkan risklerden korunmak değil; değişimle ortaya çıkan fırsatlardan faydalanmak olarak vurgulanıyor.

Nereden Başlayacağız?

Hayır bu yazı dizisinde bir reçete yok. Agile/çevik yaklaşım sürekli gelişimi hedefleyen deneysel bir yaklaşım, her zaman daha iyisini geliştirmek zorundayız.

Bu yazı dizisinin amacı; İstanbul Proje Yönetim Derneği (www.ipyd.org) ve AgileTurkey (www.agileturkey.org) olarak Türkiye’nin önde gelen İnşaat sektörü firmalarının katılımı ile bilgi ve deneyim geliştirmek üzere başlattığımız projemizde edindiğimiz deneyimleri paylaşarak sektöre yeni bir bakış açısı kazandırmak.

Siz de mevcut proje yönetim anlayışının değişmesi gerektiğini düşünüyor ve bu konudaki deneyimlerden faydalanmak ve katkı sağlamak istiyorsanız bloğumuzu ve katılıma açık seminerlerimizi izleyebilirsiniz.

Hepimize kolay gelsin.

 

KAYNAKÇA

1- BETAM: Betam: Orta gelir tuzağının nedeni inşaat sektörü (30 Kasım 2016)

2- agilemanifesto.org

3- PMBOK : Project Management Book of Knowledge (5th edition)

4- Jeff SUTHERLAND: SCRUM: iki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı

5- Mehmet YİTMEN: SCRUM Bir Dönüşüm Hikayesi Agile Proje Yönetimi

 www.ipyd.org